Beste ouders/verzorgers van deelnemers, dagdeelhulpen, assistent-, junior- en seniorvrijwilligers van Huttendorp Schollevaar 2022,

Nog maar één week en dan is het alweer zover en wordt op maandagochtend 15 augustus om 10.00 uur voor de 22e keer het Huttendorp Schollevaar geopend. We bereiden ons voor op weer een supergeweldige week vol kinder- en speelplezier: huttenbouwen, sport- en spelactiviteiten, crea, film, kinder- en tienerdisco, de 150-meter zipline over en het kanovaren op het water van de naastgelegen vijver. Veel ouders/verzorgers, deelnemers en vrijwilligers hebben al eerder meegedaan en weten intussen al wel een beetje hoe en wat we allemaal gaan doen, maar er zijn gelukkig ook nieuwe vrijwilligers en (ouders/verzorgers van) deelnemers èn er worden ieder jaar weer andere activiteiten georganiseerd.

Algemene informatieavond vrijdag 12 augustus 2022
Graag voorzien wij iedereen persoonlijk van de meest up-to-date (veiligheids)informatie. Hiervoor organiseren wij op vrijdagavond 12 augustus om 20.00 uur een algemene informatiebijeenkomst. Je bent hiervoor van harte welkom op het Huttendorpveld tegenover BSO Drakenstein en basisschool de Contrabas. Aan het einde van de bijeenkomst ligt het concept-vrijwilligersrooster ter inzage en kun je zien voor welke dag(en) of dagdelen je bent ingeroosterd om de kinderen tijdens de Huttendorpweek te komen helpen. Wij hebben gelukkig al veel van de bij online aanmelding opgegeven voorkeuren kunnen invullen en vragen iedereen zich aan de eerder opgegeven beschikbaarheid te houden. Na afloop van de bijeenkomst is er ruime gelegenheid voor het stellen van individuele vragen. Wanneer je kind eventueel meekomt kan hij/zij op een afgezet gedeelte van het grasveld spelen, wij zorgen voor een voetbal en toezicht door juniorvrijwilligers 😊.

Laatste mogelijkheid voor het doorgeven van eventuele kleine wijzigingen
Extra advies voor met name de dagdeelhulpouders: het is van groot belang dat je op deze informatieavond aanwezig bent, anders mis je een belangrijke kans om geconstateerde onmogelijkheden in het concept-vrijwilligersrooster te melden. Kort na deze bijeenkomst worden de doorgegeven wijzigingen in het conceptrooster door ons verwerkt en wordt het definitieve vrijwilligersrooster gemaakt. Daarna zijn wijzigingen om plantechnische redenen ècht niet meer mogelijk! Het definitieve vrijwilligersrooster wordt in het weekend op onze website geplaatst (dus níet per e-mail verzonden, zodat je àltijd de meest up-to-date versie ziet) waardoor iedereen al vooraf alle momenten van zijn/haar ingeroosterde dagdeelhulpdienst(en) kan checken. Een zoekfunctie ‘op naam’ is helaas niet beschikbaar, wellicht is er iemand met kennis van Joomla! die ons kan vertellen hoe we dit wél mogelijk kunnen maken, hetgeen het zoeken voor iedereen enorm zou vergemakkelijken...

Goed om nu al goed door te lezen
Vooruitlopend op de informatiebijeenkomst en de Huttendorpweek is op onze website alvast veel belangrijke informatie te vinden. In het weekprogramma lees je meer over de algemene veiligheid en hoe de week voor met name de deelnemers zal verlopen. Van alle assistent- en juniorvrijwilligers die donderdagnacht blijven slapen op het veld hebben wij het uitgeprinte, ingevulde en door hun ouder(s) ondertekende Toestemmingsformulier Overnachting nodig. Van deelnemers waarvan er bij hun aanmelding is aangegeven dat onze organisatie tijdens de Huttendorpweek medicatie moet (kunnen) toedienen hebben wij het ingevulde en ondertekende Toestemmingsformulier Medicatie nodig. Beide formulieren kunnen op de informatieavond bij ons worden ingeleverd óf uiterlijk vóór de weekopening op maandagochtend. Eventueel vooraf al inscannen en naar ons e-mailen kan uiteraard ook…

Om thuis alvast te oefenen staat hier de tekst van het Huttendorplied, de meezing- en karaokeversie kun je via onze website vinden op YouTube, en in de basisspelregels en vrije huttenkeuze wordt uitgelegd hoe de Huttendorpweek voor iedereen op een leuke en veilige manier verloopt en wat ieders rol daarbij is.

Tot slot
Hoewel wij denken dat de bijeenkomst voor alle ouders en vrijwilligers uitermate informatief is en we je aanwezigheid enorm waarderen, is deze uitnodiging geheel vrijblijvend en is het doorgeven of je deze avond wel of niet aanwezig zal zijn niet nodig.


Tot ziens op de informatiebijeenkomst vrijdagavond 12 augustus om 20.00 uur of anders vanaf maandagochtend 15 augustus 10.00 uur op het Huttendorpveld. Wij hebben mooi weer besteld en rekenen erop dat we dit ook daadwerkelijk geleverd krijgen 😊!

Het concept-vrijwilligersrooster (laatste update 11-08-2022 10.00 uur)

Het rooster is alleen hier 'live' via onze website te bekijken en niet te downloaden of e-mailen zodat er geen misverstanden ontstaan vanwege verschillen in versies. Om zeker te weten dat je altijd de meest up-to-date informatie op je scherm ziet, adviseren wij je dringend om deze pagina bij ieder bezoek even te 'verversen'. Op een computer druk je hiervoor op 'F5' en op een smartphone of tablet veeg je helemaal naar beneden totdat je het 'ververs-icoontje' bovenaan de pagina ziet, en laat je weer los. Een zoekfunctie op naam is helaas niet beschikbaar. Voor betere leesbaarheid bij het zoeken naar je naam: klik op de afbeelding of zoom in op je telefoon/tablet of open het rooster op je computer. 

Het rooster bevat de begin- en eindtijden voor de momenten waarop er door ons en de kinderen op je aanwezigheid en hands-on hulp wordt gerekend. Van de dagdeelhulpen verwachten wij dat zij een half uur vóór begintijd van hun dienst aanwezig zijn (dit is reeds verwerkt in het rooster). Van de Assistent- en Juniorvrijwilligers vragen wij een extra half uur (dus een half uur vóór de in het rooster vermelde tijden) aanwezig te zijn zodat iedereen rustig kan binnenkomen, bij de briefing de meest recente (veiligheids)informatie en actualiteiten kan ontvangen en alle geplande activiteiten op tijd kunnen beginnen. Houd er rekening meet dat de begin- en eindtijden van de vrijwilligersdiensten en ook het weekprogramma voor de kinderen elke dag anders kunnen zijn, check dus altijd even het weekprogramma.

Zonder jouw aanwezigheid kan een activiteit zómaar niet doorgaan of moet er door de andere wél aanwezige vrijwilligers ineens iets worden bedacht om jouw afwezigheid 'op te lossen'. Daarom dus het dringende verzoek om op tijd aanwezig te zijn en bij niet te voorziene afwezigheid zoals ziekte ons direct telefonisch (06 - 45 29 12 11) te informeren daar wij na elke dagopening en na de lunchpauze controleren of elke verwachtte dagdeelhulp daadwerkelijk aanwezig is. Wanneer dit niet het geval is moeten we hen gaan bellen en ook dát kost ons tijd die we beter aan de kinderen op het veld kunnen besteden...

Aanvullende informatie voor onze nachtwachters: Wij hebben wifi, Netflix, Videoland, fris, thee, koffie, nootjes, kacheltje enz maar wanneer je zelf iets meeneemt (boek, tablet, laptop, snacks) is dat natuurlijk ook helemaal prima. Vergeet vooral niet om een fleecevestje, dekentje of iets anders warms mee te nemen want het kán soms best een beetje fris zijn...

Om het rooster beter te kunnen lezen en te zoomen, klik erop om het als .pdf te openen!