Beste ouder/verzorger,

Wát geweldig dat je -ook in deze voor iedereen bijzondere coronatijd- één of meer kinderen als deelnemer wilt aanmelden om (weer) mee te doen aan het fantastische kinder- en jeugdevenement in de laatste week van de zomervakantie én daarbij ook jezelf of een andere volwassene als dagdeelhulp aanmeldt om ons en de kinderen mee te helpen tijdens de 20e editie van Huttendorp Schollevaar van maandag 24 t/m vrijdag 28 augustus!

Wij zijn van mening dat de kinderen (en ook hun ouders) na lange tijd van thuiszitten, niet naar school kunnen, niet onbezorgd kunnen buitenspelen of niet op zomervakantie kunnen, wel toe zijn om samen met anderen een relaxte week vol plezier, huttenbouwen, sport-, spel- en crea-activiteiten op het Huttendorpveld te kunnen hebben! 

Daarom hebben wij als vrijwilligersorganisatie onze uiterste best gedaan (en blijven dit uiteraard doen) om het Huttendorp Schollevaar te mogen organiseren. Echter, wij kunnen helaas nog steeds niet met zekerheid zeggen dat ons dit ook daadwerkelijk zal lukken. Momenteel worden álle evenementen, groot, klein, binnen of buiten over één kam geschoren. Dit vinden wij zeer onterecht en wij hopen dat dit in de komende weken herzien wordt en ons kleinschalige kinder- en jeugdevenement wel georganiseerd mag worden. Wij zijn hierover al vanaf het begin van de coronacrisis in gesprek met de gemeente.

Wanneer er, om Huttendorp Schollevaar door te kunnen laten gaan, door de overheid, gemeente of Veiligheidsregio aanvullende (veiligheids)maatregelen nodig zijn, zullen wij dit uiteraard naar beste kunnen uitvoeren en opnemen in de uitvoering van het weekprogramma. Wij doen hierbij dan ook een strikt beroep op de ouders en vrijwilligers om deze geheel na te leven. Dit kán in het uiterste geval dus betekenen dat er bijvoorbeeld een maximaal aantal deelnemers en/of vrijwilligers wordt gesteld of dat volwassenen mondkapjes moeten dragen én de onderlinge afstand van 1,5 meter moeten aanhouden.

Echter, wanneer de extra maatregelen praktisch onuitvoerbaar blijken of er wordt door de gemeente bepaald dat het verbod op (grote) vergunningsplichtige evenementen tot 1 september ook geldt voor ons kleinschalige kinder- en jeugdevenement, kán er tot ieders grote teleurstelling helaas besloten moeten worden dat het Huttendorp Schollevaar 2020 écht niet door kan gaan...

De deelnamekosten voor Huttendorp Schollevaar zijn -ondanks dat de kosten voor aankoop en inhuur van materialen en diensten elk jaar wél zijn gestegen- jarenlang onveranderd gebleven. Vanwege de nu te verwachten extra uitgaven voor bijvoorbeeld veiligheids- en beschermingsmiddelen hebben wij ons helaas genoodzaakt gezien om de deelnamekosten dit jaar te verhogen naar €. 25,- per kind voor een hele week plezier. 

Er is vanwege veiligheids- en organisatorische redenen géén dagtarief mogelijk. Onafhankelijk van het aantal dagen waarop een deelnemer aanwezig is, blijven de deelnamekosten voor alle activiteiten €. 25,- per kind, maar kan er door een ouder zelf worden bepaald of een deelnemer maar één, enkele of alle vijf de dagen aanwezig kan/wil zijn. Uiteraard proberen we het gebruikelijke weekprogramma met o.a. huttenbouwen, sport- en spel, springkussens, verven, knutselen, Special Event, snoepjes, drinken, disco- en filmavond met overnachting op het veld, enz. aan te houden, maar kan het vanwege de coronamaatregelen ook (helemaal) anders worden.

Aanpassingen weekprogramma
Wat we nu al wél weten dat dit jaar écht anders zal zijn, is dat er programma-onderdelen worden aangepast en dat op de momenten dat er deelnemers op het Huttendorpveld aanwezig zijn, volwassenen niet op bezoek mogen komen. Ook bij het ophalen en brengen van de kinderen is het voor volwassenen niet mogelijk om op het veld te komen. Alle deelnemers worden, net als voorgaande jaren, elke dag bij aankomst en vertrek opgevangen in een met dranghekken afgezette ruimte op het veld, waarna ze onder begeleiding van onze organisatie gedoseerd richting het veld c.q. de uitgang worden gelaten. Aangezien deze regels conform RIVM-voorschrift al sinds enige tijd ook op scholen probleemloos worden gehanteerd verwachten wij dat iedereen hiervoor respect en begrip heeft. 

Nu toch al aanmelden?
Wij hebben besloten om de online aanmelding van deelnemers, dagdeelhulpen, junior- en seniorvrijwilligers tóch te openen. Ruim vooraf aanmelden is voor ons als organisatie uitermate belangrijk om het aantal deelnemers, dagdeelhulpouders en vrijwilligers te peilen die daadwerkelijk willen meedoen. Aanmelden én betalen is absoluut risicoloos want, wanneer Huttendorp Schollevaar in zijn geheel dit jaar écht niet doorgaat vanwege het niet verkrijgen van de benodigde vergunningen of het niet kunnen realiseren van mogelijk verplicht gestelde extra (corona) veiligheidsmaatregelen, garanderen wij dat alle betaalde inschrijfgelden én de nog niet ontvangen Veilige Voeten aan iedereen kunnen worden terugbetaald (wij doen in tegenstelling tot reisorganisaties niet aan vouchers ) of ter dekking van de gedurende dit jaar al gemaakte kosten vrijwillig aan de Stichting Huttendorp Schollevaar kunnen worden gedoneerd.

Er zijn vooralsnog conform RIVM-richtlijnen na 1 juli maximaal 100 deelnameplaatsen beschikbaar en omdat dit aantal, net als voorgaande jaren, zéker nu weer snel bereikt zal zijn adviseren wij om je kind(eren) nú aan te melden en het inschrijfgeld meteen te voldoen want: VOL = VOL !

Wacht of twijfel dus niet om je kind(eren) als deelnemer en jezelf als dagdeelhulp nu al aan te melden en ook het inschrijfgeld te voldoen, alle ontvangen gelden blijven gereserveerd en 100% gegarandeerd! Geld terugontvangen óf doneren is een vrije keuze die iedereen op het online aanmeldformulier hieronder verplicht moet aangegeven. 

Wij verzoeken iedereen om de aanmeldkosten tezamen met het totaalbedrag van de bestelde Veilige Voeten bij voorkeur direct na deze online aanmelding middels internetbankieren naar onze bankrekening (IBAN NL54 ABNA 0504 1619 38, ten name van Stichting Huttendorp Schollevaar) over te maken om de online gereserveerde deelnameplaats(en) te bevestigen. Contante betaling van het inschrijfgeld en/of de Veilige Voeten vóórafgaand aan of tijdens de Huttendorpweek is helaas niet mogelijk. Elke deelnemersaanmelding is definitief en de aanmeldkosten dienen altijd en vóóraf voldaan te worden. M.u.v. de beschreven eventuele corona-restitutie is gehele of gedeeltelijke restitutie voorafgaand, tijdens of na afloop van Huttendorp Schollevaar vanwege reeds ver van te voren gedane uitgaven niet mogelijk.

Veilige Voeten

Ter voorkoming van voetverwondingen bij onze deelnemers en vrijwilligers bieden wij als extra veiligheid Veilige Voeten inlegzooltjes aan, gemaakt van zeer moeilijk doordringbaar materiaal vergelijkbaar met een kogelwerend vest en die in iedere kinder- en volwassen schoen past. In een (roestige) spijker trappen, en dat gebeurt helaas regelmatig bij houten pallets, kan tot zeer pijnlijke en nare verwondingen leiden... Bespaar jezelf deze ellende en bestel voor slechts €. 9,50 een paar Veilige Voeten, er zijn al duizenden paren verkocht en de reacties zijn 100% positief.

Dankjewel alvast voor je aanmelding en tot ziens bij een informatiebijeenkomst of tijdens de Huttendorpweek!

Om één ander administratief goed op orde te hebben verzoeken we je onderstaand formulier geheel in te vullen, vragen met een sterretje (*) moeten VERPLICHT worden ingevuld anders kun je het formulier niet verzenden.

Let erop dat je na volledig invullen en succesvol verzenden een bevestigingspagina ziet en ook een e-mailbevestiging ontvangt. Zie je deze bevestigingspagina niet of ontvang je de e-mailbevestiging niet dan is je aanmelding ook niet verzonden (misschien per ongeluk toch nog iets vergeten in te vullen, even daarna opnieuw op 'verzenden' klikken). Ontvang je de bevestiging écht niet, stuur dan een email met daarin de datum en tijd van aanmelding en je naam naar info@Huttendorpschollevaar.nl zodat we e.e.a. kunnen controleren in onze database en je verder kunnen helpen.

Geef hieronder ALS EERSTE aan hoeveel kinderen je als deelnemer voor Huttendorp Schollevaar 2020 wilt aanmelden PLUS hoeveel paar Veilige Voeten je eventueel wilt bestellen en vul pas DAARNA het formulier verder in...
Persoonlijke informatie van de VERPLICHTE 18+ DAGDEELHULP welke aanwezig zal zijn op Huttendorp Schollevaar 2020:
Deelnemerinformatie
Deelnemer 1:
Deelnemer 2:
Overigen
Beschikbaarheid als vrijwilliger tijdens Huttendorp Schollevaar
Voor de goede orde

Bedenk dat we naast enorm veel plezier van al onze dagdeelhulpen en vrijwilligers ook een hoge mate van verantwoordelijkheid t.o.v. hun taak verwachten en op 100% inzet rekenen. Je hebt je opgegeven voor één of meerdere dagen en er is bij het maken van het weekprogramma op gerekend dat je deze dag(en) ook daadwerkelijk aanwezig en inzetbaar bent, zonder jouw hulp kan een geplande activiteit zomaar ineens niet doorgaan! Voor iedereen geldt dat zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor de toebedeelde taken een absolute voorwaarde is voor aanmelding als dagdeelvrijwilliger en al eerder als vrijwilliger of deelnemer te hebben meegedaan zien wij zéker als een meerwaarde.

Mocht er onverhoopt een uitzonderlijke reden zijn waardoor je niet (op tijd) kunt komen, dien je dit vóór 08.00 uur telefonisch (06 - 45 29 12 11) door te geven aan de organisatie, zodat er mogelijk nog een vervanger op jouw 'plaats' kan worden ingedeeld. Zelf een vervanger regelen is uiteraard helemaal geweldig. Zorg er dan wél voor dat je hem/haar instrueert/informeert over de uit te voeren taken, het rooster, de spelregels en al onze andere veiligheidsvoorwaarden!

Tot slot: aan het als vrijwilliger werken met (jonge) kinderen zijn door de Overheid strenge regels gesteld. Na aanmelden verklaart elke vrijwilliger onze Modelgedragscode voor vrijwillige medewerkers gelezen te hebben, na te komen en volledig te respecteren. Tevens verklaart hij/zij dat er géén justitiële- of andersoortige redenen zijn waardoor hij/zij niet met kinderen jonger dan 16 jaar kan of mag werken. Als aanvulling op deze eigen verklaring kán er een door de organisatie betaalde VOG (= Verklaring Omtrent het Gedrag) worden aangevraagd bij Justitie. Wanneer hieruit onverhoopt een negatief advies of afwijzing zou volgen vervalt de aanmelding als vrijwilliger voor Huttendorp Schollevaar direct!

Download hieronder de voor jou van toepassing zijnde documenten en lees ze (nogmaals) goed door, zodat het glashelder is wat we van elkaar kunnen verwachten tijdens de Huttendorpweek:

Modelgedragscode voor alle vrijwillige medewerkers

Basisspelregels voor alle deelnemers, dagdeelhulpen, vrijwilligers, stagiairs en bezoekers

- AVG Privacyverklaring 2020

- Takenoverzicht voor alle deelnemers, dagdeelhulpen, vrijwilligers, stagiairs en bezoekers

Finale Akkoord

- Vanwege de bijzondere corona-omstandigheden en -regelgeving kunnen zaken mogelijk anders verlopen dan nu voorzien;

- Alle vrijwilligers worden zodanig ingeroosterd dat ieders beschikbaarheid zoveel mogelijk wordt gerespecteerd;

- Er kan GEEN voorkeur voor specifieke taken worden opgegeven, alle taken zijn even belangrijk voor de kinderen;

- Wanneer er fysieke of andersoortige beperkingen zijn voor uitvoering van taken, deze vermelden bij 'Bijzonderheden';

- Op deze aanmelding is onze AVG-Privacyverklaring van toepassing, zie hiervoor ook onze website;

- Dit aanmeldformulier is volledig en naar waarheid ingevuld, wijzigingen kunnen alleen per email worden doorgegeven.